Sindrom praznog lista papira je onaj osećaj očajanja koji imate kada sednete da napišete pismo, izveštaj ili neki drugi poslovni dokument, ali ne znate kojom rečenicom da počnete; ponekad će vas sindrom praznog papira učiniti do te mere smušenim, da ćete završiti pišući potpune besmislice.

Pojava sindroma praznog lista papira ne znači da pišete loše. Ponekad se dešava se čak i najboljim profesionalnim piscima. Meni se dešava! I mnogo ga je lakše prevazići nego što mislite. Ovo je lek koji gotovo uvek ima dejstvo: Nemojte početi od početka.

Prvih nekoliko rečenica nekog pisma ili izveštaja, često su i najteži deo koji treba napisati. Obično i ne znate kako početak treba da izgleda dok ne vidite kako će ispasti sredina i kraj; prema tome, zašto prvo ne napisati sredinu i kraj? Ovo je lako učiniti ako radite na kompjuteru ili word procesoru koji pruža mogućnost da sečete i kopirate čitave pasuse dok radite.

Pod različitim okolnostima uspevaju različite metode:

Početi od sredine. Ako imate na umu rečenicu ili pasus, ali niste sigurni gde je mesto toj rečenici ili pasusu u dokumentu - u svakom slučaju ih zapišite. I, pre nego što postanete toga svesni, počećete da razmišljate o pasusima koji prethode ili slede onome što ste već napisali. Nastavite da zapisujete ideje kako vam padaju na pamet, stavljajući ih na ona mesta gde mislite da bi trebalo da budu u odnosu na ceo tekst.

Budite u potpunosti deskriptivni. Na primer, ukoliko pišete izveštaj sa konferencije kojoj ste prisustvovali, počnite iznošenjem direktnih činjenica: “U ponedeljak ujutro sam prisustvovao generalnom zasedanju, gde je glavni govornik bio…” Dalje ćete razmotriti glavne tačke njegovog govora. Potom ćete opisati seminare kojima ste prisustvovali, izložbe koje ste videli, i tako dalje. Pre nego što se osvrnete, imaćete napisan skoro ceo izveštaj. Sada jedino preostaje da identifikujete najvažniji momenat konferencije i da to upotrebite za uvod: “Vrhunac prošlonedeljne konvencije Konološkog Saveza Evrope, bilo je predstavljanje psa koji može da leti.”

Nabacajte osnovne teze. Samo ukratko pribeležite glavna mesta o kojima želite da pišete, potom smislite koja su od njih najvažnija i – vrlo uopšteno – šta želite da kažete o svakoj od tih tačaka. Nastavite da nabacujete ideje, skačući s jedne na drugu tačku dok razmišljate o tome šta još za svaku od njih možete da kažete.

Ubrzo ćete imati zapisano većinu onoga što je potrebno da napišete. Sad od tih ideja formirajte kompletne rečenice, a rečenice poređajte po odgovarajućem redosledu. Onda možete da napišete uvod i zaključak.

Počnite od kraja. Ako već znate šta će biti vaš zaključak, ali ne znate kako da dođete do njega, počnite upravo pisanjem zaključka: “Zato moja ostavka stupa na snagu za dve nedelje računajući od danas.”

Upravo ste celu vašu priču stavili u jednu rečenicu. Sve što sad treba da uradite je da dodate zašto i kako. Bilo kojim redosledom zabeležite vaše razloge za podnošenje ostavke. Kasnije se možete pozabaviti time da ih poređate kako treba. Za sada ih samo zapišite, zajedno sa svim detaljima koje želite da dodate.

Na ovaj način, pisaćete unazad, ka početku dokumenta, a kad tamo stignete biće lako da smislite uvodnu rečenicu: “Nerado sam zaključio da moram napustiti ovu kompaniju, iz sledećih razloga…”

Objasnite šta radite. Počnite tako što ćete sebi da napišete podsetnik, objašnjavajući zašto morate da napišete ovaj dokument. Na primer: “Potrebno je da napišem pismo predsedniku kompanije da bih mu objasnio zašto naš odsek mora da zanemari politiku kompanije kada su u pitanju putni troškovi. Glavni razlog je…”

Pre nego što ste svesni toga, imaćete napisanu većinu informacija koje će ući u pismo.

“Preuzeto iz “MANAGEMENT News and Views” -
mesečni e-zine Skills Trening Centra.“